Proporcionar al estudiante las normas básicas para la elaboración de los documentos y correspondencia comercial, con el fin de proyectar una excelente imagen de la empresa basada en las normas ICONTEC.
Cartas
La expedición de cartas u oficios está a cargo de personal o empleados autorizados acorde con el cumplimiento de sus funciones, básicamente se tienen una serie de normas establecidas por el ICONTEC.
Generalmente se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página, tales elementos deben estar preferentemente en todas las hojas.
Sobres
Tienen como intención ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
Características de la presentación
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la organización, también que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.
Memorandos
Son comunicaciones escritas que se utilizan para intercambiar y trasmitir información, orientaciones y pautas entre los departamentos de una organización, locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. Con el propósito de comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o práctica.
Circulares
Las circulares son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, enviada a un grupo determinado de personas tanto a nivel interno como externo, con el objetivo de dar a conocer información de carácter general.
La circular interna es utilizada para informar disposiciones, estatutos, lineamientos y políticas; la circular externa se utiliza para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios entre otros.
Se debe tener en cuenta tratar un solo tema, iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía, redactar de una forma clara, precisa, específica y concisa, empleando un estilo gramatical natural, sencillo y continúo. Se debe usar en una forma respetuosa y cortés.
Clases de Circulares
Entre las clases de circulares tenemos la circular general que se dirige a un grupo específico de personas y también se encuentra la carta circular la cual está dirigida en forma personalizada.
Certificados
El certificado es un escrito de carácter demostrativo, puede ser público o privado y asegura la autenticidad y la legalidad de un hecho o acto solemne, para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial
Pueden probarse certificados de: Calificaciones obtenidas, registro civil de nacimiento, defunción, bautizo, becas, exenciones, créditos, donaciones, paz y salvos, documentos de identidad, resultados médicos, entre otros.
Constancias
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad como en el certificado y este puede ser personal.
De acuerdo el hecho o el acto, se catalogan en constancias para: Tiempo de servicio, experiencia, jornada laboral, cumplimiento de comisiones, salarios u honorarios, comportamiento del trabajador, entre otros.
Actas
Las actas enuncian lo tratado en una reunión o situación específica, estos documentos adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características definidas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o mostrar ante la entidad competente; en este caso se debe elaborar en papel con membrete.
